Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les renseignements personnels collectés (les « Documents ») par Aide Loi 25 (la « Compagnie ») auprès de son client (le « Client ») et comment ces renseignements personnels sont traités et à quelles fins. 

La Politique décrit également les droits dont vous disposez concernant ces renseignements personnels.

Applicabilité de cette Politique

Cette Politique s’applique :

   - À votre utilisation ou votre accès au site Web détenu ou exploité par la Compagnie, y compris le site www.aideloi25.com .

   - À vos autres interactions avec nous, comme décrit ci-dessous.

Cette Politique ne s’applique pas :

   - Aux produits ou services tiers qui interagissent avec notre Site Web ou qui s’y intègre;

   - Aux données client soumises à des tiers et que nous traitons en votre nom en notre qualité de « sous-traitant ». Dans ce cas, nous nous assurons que nos partenaires d’affaires respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels mais ne sommes pas responsable de leurs actions.

Si vous n'êtes pas en accord avec cette Politique, veuillez ne pas accédez ou utiliser notre Site Web ou autrement interagir avec nous.

Un « renseignement personnel » désigne toute information qui permet d’identifier une personne physique. Cette information peut comprendre, entre autres, vos nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel, adresse Internet (IP), âge, sexe, état civil, information sur la santé, situation financière, données de carte de crédit et antécédents en matière de crédit. 

Toutefois, votre nom, titre professionnel, adresse professionnelle ou numéro de téléphone professionnel à titre d’employé d’une organisation ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la loi. 

La Compagnie ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses activités auprès de ses Clients. Avant de recueillir des renseignements personnels, la Compagnie détermine les finalités de leur traitement. Seuls sont collectés les renseignements personnels strictement nécessaires aux finalités indiquées.

La Compagnie recueille les renseignements personnels du Client strictement pour la réalisation du service de mise en place de la Gouvernance pour la protection des renseignements personnels de celui-ci.

La collecte de renseignements personnels se fait auprès du Client sur la base d’un consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques en utilisant des moyens licites et légitimes. Nous obtenons son consentement avant la collecte et, dans tous les cas, avant l’utilisation ou la communication des renseignements personnels à toute fin que ce soit. Vous pouvez nous donner votre consentement exprès verbalement, par écrit ou par voie électronique. 

Ce consentement ne vaut que pour la durée du contrat nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. 

La Compagnie peut utiliser des témoins (« cookies » en anglais) pour récupérer des données concernant l’utilisation de notre site Internet. Ces données ne sont généralement pas identifiables et ne sont donc pas considérées comme des renseignements personnels.

La Compagnie n’utilise les renseignements personnels qu’aux finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés soit la création de Documents pouvant contenir des renseignements personnels que le Client détient. Cependant, elle peut modifier ces finalités si la personne concernée y consent préalablement. 

Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu’un traitement est jugé plus à risque pour les personnes concernées, il fait alors l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de minimiser les risques identifiés. 

La Compagnie a établit et maintient à jour un inventaire de ses renseignements personnels (données sensibles) quelle détient. 

La Compagnie gère les droits d’accès des employés afin que seuls aient accès aux renseignements personnels, les employés soumis à un engagement de confidentialité et ayant besoin d’y avoir accès dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. 

Voici quelques exemples d’utilisation de vos renseignements personnels, sans se limiter à ceux-ci :

   - Traiter votre candidature aux postes que nous affichons;

   - Créer des dossiers contenant des données appropriées, à des fins d’administration interne;

   - Évaluer la solvabilité d’un client;

   - Facturer les services que nous fournissons et en percevoir le paiement;

   - Analyser, développer, gérer et améliorer nos offres de services;

   - Recueillir votre opinion et commentaire au moyen de sondages;

   - Traiter vos transactions avec nous;

   - Gérer votre compte;

   - Afficher les commentaires ou les déclarations que vous faites sur nos sites Web et les plateformes que nous gérons sur les divers réseaux sociaux;

      -Remplir nos obligations, notamment en ce qui a trait au respect des règles d’identification     lors de demandes sur des renseignements personnels;

      -Toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.

Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée ou sont transférés hors Québec, la Compagnie procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour s’assurer que les renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. Une communication à des tiers est consignée au Registre de traitement et responsables.

Nous pouvons par ailleurs communiquer des renseignements personnels lorsqu’il est nécessaire de recouvrer des comptes impayés ou déterminer la solvabilité, ou lorsqu’il est nécessaire de se conformer à des ordonnances d’un tribunal, à des règles d’organismes réglementaires ou de répondre aux exigences liées à l’assurance, ou lorsque nous croyons raisonnablement qu’une tierce partie faisant une demande de renseignements personnels agit pour votre compte, à titre de mandataire.

Tous les renseignements que vous nous fournissez sont conservés sur des serveurs sécurisés. Malheureusement, la transmission de renseignements par Internet n’est pas entièrement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos renseignements transmis sur le site Web; toute transmission s’effectue à vos risques. Une fois que nous avons reçu vos renseignements, nous utiliserons des procédures et des dispositifs de sécurité stricts pour tenter d’en empêcher un accès non autorisé.

Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec des sous-traitants externes que nous engageons pour effectuer des tâches de traitement spécifiques en notre nom. Les données sont traitées sur la base de nos instructions écrites et uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs services. Ces tiers sont également tenus contractuellement de maintenir des mesures de protection des renseignements personnels et de sécurité adéquates, conformes aux lois applicables.

En plus des finalités décrites ci-dessus, nous pouvons également partager vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes:

· À votre demande ou sur la base de votre consentement exprès;

· Pour faire face aux urgences ou aux événements de force majeure;

· Pour régler des litiges ou des réclamations avec vous ou avec des personnes ayant l'autorité légale d'agir en votre nom;

· Pour se conformer à la loi, un mandat de perquisition, une assignation ou une ordonnance du tribunal;

· Pour protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité, ou les droits, les biens ou la sécurité de nos employés, clients ou tiers.

Dans la mesure du possible, nous vous informerons lorsque vos renseignements personnels seront demandés ou partagées, sauf circonstances exceptionnelles ou contraintes légales qui nous empêcheraient de vous en informer, sur la base de notre jugement raisonnable et de l'avis de nos conseillers juridiques.

Nous stockons les Documents de nos Clients sur des bases de données infonuagiques hébergées et exploitées par des tiers, principalement situés au Canada. Ces tiers n'utilisent pas et n'ont pas accès aux Documents à des fins autres que le stockage et la récupération d'informations et sont contractuellement tenus de maintenir des garanties de confidentialité et de sécurité adéquates conformes aux lois applicables.

Nous conservons vos Documents ou votre correspondance dans un dossier qui vous est propre lorsque vous contracté avec la Compagnie. Nous utiliserons, communiquerons ou conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve du délai prévu au calendrier de conservation ou comme la loi le permet ou l’exige.

La Compagnie prend toutes les mesures raisonnables afin que les rapports de ses clients contiennent tous les renseignements personnels qu’elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés au moment de l’exécution du contrat. 

Sauf indication contraire de votre part, nous conserverons vos Documents pendant les périodes nécessaires à l'accomplissement des finalités de traitement mentionnées dans la présente Politique et pour nous conformé à nos obligations légales.

Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, suivant les délais prévus au calendrier de conservation.

(Note: Avant la destruction complète de vos informations détenues par la Compagnie, nous vous en informerons et vous pourrez prolonger la durée de conservation de vos renseignements avec un nouveau consentement.)

Si la Compagnie est impliquée dans une fusion, une acquisition, une offre de titres, une faillite, une réorganisation, une dissolution ou une autre transaction similaire, nous pouvons partager des données générales sur nos clients et utilisateurs dans le cadre d'une telle transaction. Dans la mesure du possible, nous prendrons des mesures commercialement raisonnables pour limiter la quantité de renseignements personnels transférés et nous assurer que ces transferts sont régis par des garanties appropriées de confidentialité et de sécurité.

La Compagnie a mis en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des Documents utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures prennent notamment en compte le degré de sensibilité des renseignements personnels, la finalité de leur collecte, leur quantité, leur localisation et leur support. Les mesures de sécurité que nous prenons peuvent prendre la forme de mesures de sécurité technologiques (ex. : pare-feu, gestion des accès, etc.), physiques (restrictions d’accès à des locaux, verrouillage de classeurs, etc.) ou organisationnelles (politiques, procédures, formation, etc.). 

Nous limitons l'accès à vos Documents uniquement aux employés qui ont besoin de connaître ces informations pour vous fournir des services ou pour les traiter aux fins mentionnées dans la présente Politique. Nos employés sont tenus à des obligations de confidentialité strictes et nous les tenons régulièrement informés de l'importance de maintenir la confidentialité et la sécurité de vos informations.

La Compagnie s’assure que tous les tiers qui sont choisis pour fournir des services en son nom et qui ont accès aux renseignements personnels sont tenus par contrat d’exercer leurs activités d’une manière qui est conforme à notre politique en matière de protection des renseignements personnels ainsi qu’à notre politique de confidentialité.

Nous révisons occasionnellement nos mesures de sécurité et politiques pour nous assurer qu’elles sont bien appliquées, qu’elles sont encore pleinement efficaces et qu’elles conviennent toujours compte tenu de l’évolution de nos systèmes et des technologies de l’information.

Vous avez le droit d’accéder à vos Documents ou de révoquer votre consentement à une activité de traitement à tout moment. En pareil cas, vous seul pouvez exercer ce droit, à moins que vous consentiez à ce que vos documents contenant des renseignements personnels soient divulgués à un tiers.

Par ailleurs, si vos Documents dans nos dossiers sont inexacts, incomplets, équivoques à votre sujet ou encore si vous croyez que nous les avons recueillis, utilisés, communiqués ou conservés à l’encontre de la Loi sur l’accès, nous les modifierons comme il se doit et, s’il y a lieu, nous les transmettrons aux tiers qui ont accès à vos Documents. Le cas échéant, nous cesserons la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation que vous jugez contraire à la loi. 

La loi prévoit cependant certains motifs qui restreignent l’exercice de ces droits. En pareil cas, nous vous en informerons.

Vous devez nous présenter une demande écrite d’accès à vos Documents contenant des renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou communiqués, nous vous les présenterons dans la mesure requise par la loi, sous une forme généralement compréhensible. Dans un tel cas, nous pourrions exiger que vous vous identifiiez et nous fournissiez une preuve d’identité pour nous assurer que la demande provient bel et bien de vous. 

Finalement, si vous souhaitez révoquer votre consentement pour une activité de traitement ou supprimer des Documents, vous pouvez le faire en nous faisant parvenir une demande par écrit. Nous garderons vos Documents dans nos dossiers jusqu’à ce que vos informations soient supprimées, ou jusqu’à ce que la période de garanties reliées à l’un de nos services que vous vous êtes procurés soit échue. Si vous faites une demande pour supprimer vos Documents, nous garderons ceux-ci et nous pourrons les utiliser tant et aussi longtemps que des exigences commerciales ou judiciaires subsistent.

Vous devez soumettre une demande écrite par courriel en spécifiant la raison de celle-ci tel que l’accès, la rectification, la suppression ou la révocation du consentement. Également, pour obtenir de plus amples renseignements sur vos droits d’accès, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels :

          Responsable :  Mario Campbell

                                         Président

          Courriel :        info@aideloi25.com
         Téléphone :  (514) 445-2333

Nous répondrons à chacune de vos demandes écrites dans les trente (30) jours suivant la réception de votre demande. Si nous ne pouvons respecter ce délai, nous vous en aviserons par écrit. Vous avez le droit de déposer une plainte à la Commission d’Accès à l’Information (CAI) si nous ne répondons pas à votre demande dans le délai prévu par la Loi.

L’accès à vos renseignements personnels est gratuit. Cependant, ces demandes peuvent entraîner des frais minimes, afin de couvrir les coûts administratifs de recherche et de transmission des renseignements, là où la loi le permet. Dans ce cas, nous vous fournirons une estimation des frais raisonnables, s’il en est. 

 · Vous devez confirmer l’acceptation des coûts à votre demande d’accès, s’il y a lieu, en nous en avisant au cours de la période d’avis de trente (30) jours qui est indiquée sur l’estimation des coûts. Si vous ne nous avisez pas dans ce délai, vous serez réputé avoir annulé votre demande d’accès et devrez formuler une nouvelle demande le cas échéant.

Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément à la Procédure en cas d’incident de confidentialité. La Compagnie prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met à jour le programme de protection des renseignements personnels de la Compagnie, le cas échéant. 

Tout incident de confidentialité est signalé au responsable de la protection des renseignements personnels et est consigné au Registre d’incident de confidentialité. 

Notre Site Web n’est pas conçus pour attirer ou être utilisés par des enfants et nous n'avons pas et n'avons aucune intention de collecter des renseignements personnels relatifs aux mineurs. Pour toute préoccupation à cet égard, veuillez nous contacter à info@aideloi25.com.

Nous pouvons changer ou amender cette Politique de temps à autre, auquel cas la date d'entrée en vigueur sera mise à jour pour indiquer que celle-ci a été modifiée. Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre Politique pour demeurer informé de la manière dont nous traitons et gérons vos renseignements personnels. 

Si vous n'êtes pas d'accord avec les modifications apportées à cette Politique, vous devrez cesser d'accéder ou d'utiliser notre Site Web ou d'interagir autrement avec nous, et votre utilisation continue signifiera que vous acceptez ces modifications.

Mis à jour le juin 2024

FIN DE LA POLITIQUE